Escrito por Adam Livermore, Thomas Zhang e Chris Devonshire-Ellis, Dezan Shira & Associates. Traduzido por Patricia Varejao, Dezan Shira & Associates Brazil
O surto de Covid-19 na China desencadeou o maior experimento de trabalho em casa do mundo, já que as empresas foram chamadas a considerar como utilizar efetivamente seus funcionários e, ao mesmo tempo, minimizar o contato físico. Essa questão começou agora a impactar as empresas em todo o mundo, onde a natureza infecciosa do surto significava evitar locais públicos, que inclui funcionários que trabalham em escritórios ou vão para o local de trabalho usando transporte público, além de outras proibições.
A situação ainda é difícil na China, nem todos os funcionários retornaram ao local de trabalho. Parece também que a situação ainda permanecerá com a comunidade empresarial global por alguns meses. Então, como as empresas na América do Sul, América do Norte, Europa, África, Oriente Médio e Ásia gerenciam não apenas suas próprias reduções de trabalho no escritório e fábrica, mas também gerenciam suas operações subsidiárias na China?
Nessas circunstâncias, a maioria das opções para a operação padrão de negócios usando metodologias tradicionais está temporariamente suspensa. Os gerentes das entidades de investimento estrangeiro (FIEs) na China tiveram que se mobilizar muito rapidamente para cobrir as folgas. Isso significou o estabelecimento de novos fluxos de trabalho que mitigam as viagens da equipe e, ao mesmo tempo, asseguram que os cronogramas de trabalho sejam cumpridos. A maneira como os funcionários colaboram remotamente teve que ser reavaliada. Neste artigo, examinamos a metodologia e as soluções técnicas ao operar um negócio fechado ou que precisa começar a se preparar para a eventualidade.
Nomear e Capacitar um Diretor de Informações
As empresas precisam nomear uma pessoa responsável para atuar como CIO (Chief Information Officer). Esse pode ser um papel de alto estresse; pois o CIO é responsável pela infraestrutura na qual o escritório remoto é dependente, também responsável pelo compartilhamento de informações em toda a organização e a segurança dessas informações. É vital que um CIO seja capaz de coordenar toda a equipe, estar ciente de sua localização e situação e disseminar com precisão as informações, instruções e assistência da empresa, quando necessário.
Aplicação da Segurança e Eficiência de seus Ativos Corporativos de TI
Em primeiro lugar, na mente do CIO, deve estar a segurança das informações corporativas confidenciais. Os funcionários estão trabalhando em casa. Eles podem confiar na infraestrutura corporativa existente para realizar seus trabalhos? A organização depende de servidores físicos centralizados, localizados em salas de servidores na sede ou em data centers? Em caso afirmativo, seus funcionários em casa e na China conseguem acessar esses servidores com rapidez suficiente para fazer o trabalho nas circunstâncias atuais?
Se a empresa não estabelecer uma política explícita de curto prazo e tomar as medidas necessárias para permitir que os funcionários façam seu trabalho e cumpram os prazos, a conseqüência inevitável é que esses funcionários começarão a recorrer aos canais de informação “não corporativos”. Na China, isso geralmente significa acesso ao Wechat. Outras opções incluem Messenger, Linked In, Whatsapp, Twitter, Viber, Yandex e muitos outros aplicativos pertinentes ao seu país específico.
Os perigos de promover o conteúdo corporativo por esses canais não precisam ser explicados aqui. As empresas devem fazer todo o possível para procurar alternativas viáveis o mais rápido possível.
As opções se enquadram em duas categorias gerais: melhorar o acesso aos hubs de informações corporativas existentes e criar rapidamente novos canais corporativos para troca de informações que não dependem da infraestrutura existente.
A primeira linha de raciocínio pressupõe que muitas informações e ferramentas corporativas críticas utilizadas pelos funcionários residem na infraestrutura física, e não na “nuvem” em plataformas como o MS Azure / Office365. A migração desses dados não é viável a curto prazo; portanto, a melhor opção para facilitar o acesso a essas informações é melhorar a velocidade e a segurança de conexão com esses dados pelos funcionários que trabalham em um ambiente não-comercial.
O acesso via RDP (que criptografa dados na transmissão) pode ser considerado para sistemas que não são baseados em navegador e que não restringem o acesso a ambientes de escritório. Para os sistemas que normalmente são restritos ao acesso baseado em escritório, a empresa precisará considerar a instalação de conexões VPN entre o computador de cada funcionário e um servidor principal que pode se vincular ao servidor corporativo relevante. Somente fontes de destino muito limitadas devem ser ativadas para a VPN, para minimizar a exposição do sistema à Internet e, assim, reduzir o risco de segurança quando os funcionários se conectam a uma gama mais ampla de recursos não corporativos. Os computadores que operam nesses ambientes remotos devem ser protegidos por ferramentas, incluindo software antivírus, pois esses laptops não estão mais dentro do perímetro de segurança do ambiente do escritório. O antivírus instalado no seu escritório pode nem mesmo ser atualizado imediatamente quando os laptops estão fora do escritório, pois certos tipos de implantações só permitem atualizações de recursos internos. O Bitlocker é outra ferramenta que deve ser considerada, pois a possibilidade de um laptop ser perdido ou roubado aumenta rapidamente quando muitos funcionários trabalham remotamente. O BitLocker adiciona um nível extra de segurança de acesso, criptografando as informações residentes no disco rígido local do computador.
Podemos supor que a velocidade de acesso sejá afetada negativamente devido aos funcionários que trabalham fora do ambiente corporativo normal, pois é esperado que a velocidade da Internet seja menor. Nossa empresa, Dezan Shira & Associates, www.dezshira.com, teve mais de 300 funcionários trabalhando em casa na China nas últimas semanas e descobriu que o acesso à Internet via hotspot 4G conectando seu laptop ao telefone móvel resolveu esse problema em grande parte.
Soluções Populares Baseadas em Nuvem e Nuvem Híbrida
Outra opção disponível para as empresas é procurar alternativas imediatamente disponíveis para reduzir sua dependência excessiva da infraestrutura corporativa, o que pode ser difícil para a China e outros funcionários remotamente acessarem de suas casas. As opções mais populares no momento foram o Microsoft Office365 (para empresas estrangeiras com funcionários na China), o DingTalk da Alibaba e o WeChat Work da Tencent (para empresas chinesas que precisam de uma solução mais “doméstica”). Outras opções, como o Slack, também viram um grande aumento na popularidade. O que esses serviços basicamente fazem é fornecer um conjunto de ferramentas de comunicação e colaboração corporativa que se vinculam diretamente ao diretório global da empresa, mas que não dependem de dados localizados nos servidores físicos da empresa. Essas soluções baseadas na nuvem podem ser acessadas com mais facilidade em qualquer lugar e a qualquer momento pelos funcionários.
Tomando o Office365 como exemplo, esta plataforma fornece uma ampla gama de funcionalidades para oferecer suporte ao trabalho remoto como subproduto de seu design geral. O SharePoint Online (SPO) é uma ferramenta baseada em nuvem para armazenar e controlar informações corporativas, que podem ser utilizadas em muitos outros aplicativos. O Microsoft Teams é uma ferramenta de comunicação e colaboração sincronizada com o SPO para oferecer uma ampla gama de funcionalidades aos usuários. As equipes podem oferecer uma opção estável para chamadas em conferência entre colegas, dentro e fora da China. Outras ferramentas como o Flow (agora renomeado como PowerAutomation) permitem que as empresas reorganizem e simplifiquem rapidamente seus processos de negócios para atender aos desafios dos funcionários remotos.
Mais importante, o Office365 permite que a empresa gerencie diferentes aspectos de seus negócios em uma plataforma universal – email, compartilhamento e acesso a arquivos e colaboração – todos integrados à mesma plataforma e entregues com um alto grau de confiabilidade e segurança. Essa plataforma também garante que todas as informações que ela contém sejam controladas pelas próprias políticas e requisitos de segurança da empresa. Essa é uma grande vantagem para a observância, tanto sob as leis e regulamentos locais quanto para compromissos contratuais com os clientes.
A Microsoft lançou recentemente uma oferta especial para teste gratuito de certas ferramentas no “conjunto” de produtos O365. Obviamente, o plano deles é acostumar os clientes em potencial a colaborar com essa plataforma e convencê-los a se inscrever no serviço pago (com todas as funcionalidades) posteriormente. As equipes estão sendo oferecidas gratuitamente por seis meses e o pacote Office365 E1 (que inclui email, SPO, Flow, Teams) está sendo oferecido gratuitamente por três meses. Existem várias permutas, dependendo se a sua empresa deseja utilizar a funcionalidade na versão especial “China” do O365 ou na versão global padrão.
Desafiando o Modelo de Trabalho Tradicional – Entrando em Contato com Novas Áreas de Crescimento da sua Empresa
As opções mencionadas acima representam planos de urgência a curto prazo, que podem fazer com que seus funcionários voltem a trabalhar com eficiência. No entanto, com o planejamento e a implementação inteligentes, eles também podem fazer parte da base da sua infraestrutura de TI a longo prazo, em nuvem ou em nuvem híbrida. Embora o surto de Covid-19 represente um desafio de curto prazo para as empresas, a médio e longo prazo pode realmente fornecer o catalisador para as empresas adotarem o conceito de trabalho remoto, complementado pela ampla gama de ferramentas tecnológicas já disponíveis para aumentar eficiência do trabalhador. De fato, pode anunciar o prego final no caixão para as “indústrias tradicionais” – varejo físico, arrendamento de ambientes físicos de escritórios e até serviços bancários offline.
Se você é CIO em uma multinacional, existem oportunidades para você também. A China pode potencialmente se tornar sua “placa de Petri” para experimentar ferramentas apropriadas baseadas na nuvem, adequadas para trabalho remoto, que (se bem-sucedidas) podem ser aplicadas mais facilmente em setores mais resistentes à mudanças da sua organização fora da China. No ano passado, a China se tornou o quinto país a comercializar 5G (depois da Coréia do Sul, EUA, Suíça e Reino Unido), concedendo licenças 5G para uso comercial a quatro operadoras de telecomunicações no país. Isso vai acelerar ainda mais a adoção de ferramentas e plataformas digitais que permitem o trabalho remoto em um ambiente seguro.
Este artigo foi adaptado da edição atual da China Briefing Magazine, "Operando seus negócios na China durante um surto de doença contagiosa". Pode ser baixado gratuitamente aqui.